Với tư cách là Quản lý Hợp đồng Tái sử dụng Thiết bị Y tế Bền vững Công nghệ Hỗ trợ (AT DME), Dawn DeMartino đóng vai trò then chốt trong việc giám sát và triển khai các hạng mục công việc theo Hợp đồng Tái sử dụng của UCP. Cô là đầu mối liên lạc chính giữa UCP và các đối tác bên ngoài như MassAbility, REquipment (REQ) cùng các đơn vị hợp đồng khác. Trong thời gian rảnh rỗi, cô thích chơi trò chơi xúc xắc Bunco cùng bạn bè.

Đã chỉnh sửa để dễ hiểu hơn.

Điều gì đã thôi thúc bạn gia nhập công ty chúng tôi?

Tôi được UCP của Tây Massachusetts tuyển dụng vào ngày 31 tháng 10 năm 2022 với tư cách là Quản lý Hợp đồng Công nghệ Hỗ trợ (AT). Trong vai trò này, tôi làm việc tại Phòng Công nghệ Hỗ trợ (AT), phụ trách hỗ trợ các chương trình khác nhau vào thời điểm đó.

Tôi đã quyết định gia nhập UCP vì sứ mệnh của tổ chức này là cung cấp sự hỗ trợ và giúp đỡ cho những người khuyết tật ở các dạng khác nhau. UCP luôn nỗ lực giúp đỡ mọi người ở mọi lứa tuổi sống cuộc sống của mình mà không gặp bất kỳ rào cản nào thông qua các chương trình đa dạng mà tổ chức này triển khai.

Đối với những ai chưa quen thuộc với REquipment, anh/chị có thể giải thích chương trình này là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy không?

REquipment cung cấp MIỄN PHÍ các thiết bị y tế bền vững (DME) và công nghệ hỗ trợ (AT) đã qua sử dụng nhưng còn tốt trên toàn bang Massachusetts. Các thiết bị được quyên góp sẽ được khử trùng, tân trang, đưa vào kho hàng của chúng tôi và phân phối lại cho người lớn và người khuyết tật, bao gồm cả trẻ em và cựu chiến binh. Công chúng có thể truy cập trang web của chúng tôi tại requipmentma.org để tìm kiếm các thiết bị DME và AT đã được tân trang phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu quý vị có các vật dụng không còn sử dụng, chúng tôi rất hoan nghênh những hình thức quyên góp này. UCP, REQ và các đối tác của chúng tôi cũng tiếp nhận các thiết bị và dụng cụ được quyên góp. Chương trình này còn cung cấp dịch vụ nhận tại chỗ, đến lấy và giao tận nơi các thiết bị và dụng cụ cho công chúng.

Chương trình Tái sử dụng Thiết bị Hỗ trợ và Thiết bị Y tế Bền vững (AT DME) – REquipment – được triển khai theo một hợp đồng nhiều năm có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2022. UCP là đơn vị chủ hợp đồng với MassAbility và hợp tác với REquipment, Inc. cùng các nhà thầu phụ khác để cung cấp miễn phí các thiết bị y tế bền vững (DME) và thiết bị hỗ trợ (AT) còn trong tình trạng tốt trên toàn bang Massachusetts.

Chương trình này có vai trò vô cùng quan trọng, và tầm quan trọng của nó không thể nào được nhấn mạnh đủ! Chúng tôi phụ trách điều hành các hoạt động hàng ngày của Chương trình Tái sử dụng Thiết bị Y tế AT (AT DME Reuse Program), với mục tiêu nâng cao sự tự lập, năng suất lao động và sự hòa nhập cộng đồng cho tất cả những người mà chúng tôi phục vụ. Cam kết của chúng tôi là cải thiện chất lượng cuộc sống thông qua các hoạt động tiếp cận cộng đồng đa dạng, các sự kiện miễn phí dành cho tất cả mọi người, nâng cao nhận thức về chương trình và vận động tài trợ. Chúng tôi nâng cao nhận thức về chương trình thông qua ấn phẩm UCP Berkshire Talking Chronicle và các thông báo dịch vụ công cộng, đồng thời chia sẻ thông tin về các dịch vụ mà chúng tôi cung cấp. Ngoài ra, chúng tôi tập trung vào việc phát triển quan hệ đối tác và hợp tác với cả các tổ chức hiện có lẫn các tổ chức mới để mở rộng và nâng cao chất lượng dịch vụ tái sử dụng trên toàn bang Massachusetts.

Cá nhân tôi cảm thấy rất vui khi biết rằng chương trình Tái sử dụng Thiết bị Y tế (AT DME Reuse) của chúng tôi đang hỗ trợ trẻ em và người lớn khuyết tật tại Massachusetts. Bằng cách cung cấp miễn phí các thiết bị và dụng cụ còn tốt, chúng tôi không chỉ góp phần cải thiện cuộc sống hàng ngày của họ mà còn giúp giảm thiểu rác thải tại các bãi chôn lấp.

Nhiều người không nhận ra rằng có bao nhiêu công việc phối hợp diễn ra đằng sau hậu trường. Quá trình quản lý hợp đồng này bao gồm những gì?

Việc quản lý hợp đồng MassAbility kéo dài nhiều năm bao gồm nhiều trách nhiệm khác nhau, đòi hỏi phải duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng, ban lãnh đạo cấp cao của UCP, REQ, các nhà thầu phụ và các nhà cung cấp.

Các nhiệm vụ chính bao gồm:

• Cung cấp dịch vụ quản lý hợp đồng và hỗ trợ.
• Điều phối các cuộc họp chương trình, các nhóm làm việc và các yêu cầu báo cáo liên quan đến các sản phẩm đầu ra theo hợp đồng, bao gồm các kế hoạch công việc, đồng thời cung cấp các báo cáo chương trình hàng tháng và hàng quý cho chính quyền tiểu bang thông qua MassAbility.
• Giám sát các hợp đồng thầu phụ, các phụ lục sửa đổi và nguồn kinh phí được phân bổ cho chương trình, đồng thời xử lý và theo dõi các hóa đơn cũng như việc thanh toán cho các nhà thầu phụ về các dịch vụ đã cung cấp.
• Quản lý ngân sách và nguồn vốn cho các nhà thầu phụ và nhà cung cấp của chương trình, đảm bảo không xảy ra tình trạng vượt ngân sách và phối hợp chặt chẽ với Giám đốc Tài chính (CFO) và ban lãnh đạo cấp cao.

Một thách thức điển hình mà anh/chị thường phải đối mặt khi điều phối các nhà cung cấp, nhà thầu phụ và các đối tác cộng đồng là gì?

Một thách thức điển hình mà tôi phải đối mặt liên quan đến trang web requipmentma.org và việc phối hợp với các đội ngũ cả nội bộ lẫn bên ngoài, bao gồm UCP, REQ, MassAbility và các nhà cung cấp dịch vụ trang web khác nhau. Nhiệm vụ của tôi bao gồm đảm bảo trang web hoạt động bình thường, tên miền và chứng chỉ số được thiết lập chính xác, dữ liệu được thu thập chính xác, và các chức năng báo cáo hoạt động hiệu quả. Ngoài ra, tôi phải đảm bảo rằng tất cả các dịch vụ hỗ trợ được hoàn thành kịp thời và các bản cập nhật bảo mật cũng như phần mềm được thực hiện khi cần thiết.

Kể từ khi đảm nhận vai trò này, thành tựu nào khiến anh/chị cảm thấy tự hào nhất?

Thành tựu mà tôi tự hào nhất kể từ khi đảm nhận vai trò này là việc sắp xếp các hợp đồng và hợp đồng phụ, giúp tối ưu hóa quá trình giám sát và quản lý hợp đồng. Tôi đã đảm bảo rằng khách hàng, MassAbility, hài lòng với các dịch vụ do UCP cung cấp cũng như chương trình nói chung. Ngoài ra, tôi còn đảm bảo rằng các yêu cầu báo cáo được hoàn thành và nộp đúng hạn cũng như chính xác.

Tôi đã được chỉ định làm người phụ trách chính của UCP cho dự án nâng cấp trang web AT DME Reuse của MassAbility, hiện có tên là requipmentma.org. UCP và REQ đã hợp tác chặt chẽ để lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ CNTT và gửi yêu cầu đề xuất cho dự án này. Tôi đã làm việc cùng với ban lãnh đạo cấp cao của UCP, MassAbility và REQ để lựa chọn Lullabot làm nhà phát triển chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai cơ sở dữ liệu mới này. Quá trình này bao gồm việc phối hợp nhiều nhiệm vụ và mốc thời gian, đòi hỏi phải tiến hành kiểm thử và kiểm thử lại nhiều lần trước khi trang web chính thức đi vào hoạt động. Vào tháng 4 năm 2025, Turbojet đã được chọn thay thế Lullabot làm nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho trang web.

Có điều gì mà đồng nghiệp có thể chưa biết về bạn không?

Tôi là đồng tác giả và là chủ sở hữu bản quyền của Cơ sở dữ liệu Quản lý Hợp đồng, đã được đăng ký tại Thư viện Quốc hội ở Washington, DC. Dự án này được thực hiện thông qua Techmatics, Inc., một nhà thầu quốc phòng mà tôi đã làm việc với tư cách là Chuyên viên Quản lý Hợp đồng trong nhiều năm.

“Tôi đã quyết định làm việc cho UCP vì sứ mệnh của tổ chức này là cung cấp sự hỗ trợ và giúp đỡ cho những người khuyết tật.”

Dawn DeMartino, Quản lý Hợp đồng AT